Számlázó programok bejelentési kötelezettsége
Kategória: Számlázás
November 15-től a legtöbb adózót érinti a számlázó programok bejelentési kötelezettsége. A BDO Magyarország írásban a számlázó programok bejelentésével kapcsolatos legfontosabb tudnivalókat foglalja össze.
Meddig kell a bejelentést teljesíteni?
A számlázó programok bejelentésével kapcsolatos új kötelezettség a 2014. július 1-én hatályba lépett új 23/2014-es NGM rendelettel került bevezetésre. A rendelet szabályai alapján, 2014. október 1-ét követően az adóalany köteles az általa használt számlázó program illetve online számlázó rendszer beszerzését, használata megkezdését illetve használatból történő kivonását a használatba vételt illetve a használatból történő kivonást követő 30 napon belül az adóhatósághoz, az erre a célra rendszeresített nyomtatványon bejelenteni.
Fontos, hogy a 30 napos határidő számítása során a tényleges használatbavétel időpontját kell figyelembe venni, így amennyiben a számlázó program beszerzése megtörténik, de a használatba vételre csak később kerül sor, akkor a beszerzési kötelezettséget csak a tényleges használatbavétel megkezdésétől számított 30 napon belül kell teljesíteni, vagyis a már beszerzett, de még használatba nem vett számlázó program esetében nem kell bejelentést tenni.
Tényleges használatbavétel alatt azt az időpontot kell érteni, amelytől kezdve az adóalany a jogszabály szerinti számlakibocsátási kötelezettségét az adott számlázó program, illetve online számlázó rendszer használatával teljesíti. Használatból történő kivonás dátumának pedig az a dátum minősül, amelytől kezdődően az adóalany a jogszabály szerinti számlakibocsátási kötelezettsége teljesítésére az adott számlázó programot már nem használja, vagyis azzal nem állít ki több számlát.
A bejelentési kötelezettség nemcsak a harmadik féltől beszerzett, hanem a saját fejlesztésű programokra is kiterjed, ebben az esetben a bejelentési határidőt a rendeltetésszerű használatbavétel időpontjától kell számítani.
A bejelentési kötelezettség nemcsak azokra az adóalanyokra vonatkozik, akik újonnan szereznek be számlázó programot, illetve online számlázó rendszert, hanem azokra az adóalanyokra is, akik 2014. október 1-ét megelőzően beszerzett, de 2014. október 1-jén használatban lévő számlázó programmal illetve online számlázó rendszerrel rendelkeznek. Ebben az esetben a használatban lévő számlázó program illetve online számlázó rendszer adatait 2014. november 15-ig kell bejelenteni.
Mi minősül számlázó programnak?
A rendelet előírásai alapján számlázó programnak minősül minden, számla kibocsátására alkalmas számítástechnikai program, programfunkció, programmodul, ideértve az online számlázó rendszereket is. Tehát, a bejelentési kötelezettség kiterjed azokra a komplex ügyviteli rendszerekre is, melyek más funkciók mellett számla kibocsátására is alkalmasak.
Online számlázó rendszer alatt az internet hálózaton keresztül elérhető, számlázó szolgáltatást nyújtó rendszer értendő.
Kikre terjed ki a bejelentési kötelezettség?
A bejelentési kötelezettség a fentiekben leírtaknak megfelelően a számlázó programot illetve online számlázó rendszert újonnan beszerző, használó vagy használatból kivonó adóalanyokra terjed ki. A bejelentési kötelezettség alanya tehát alapesetben könnyen meghatározható, azonban a gyakorlati élet számos olyan egyedi helyzetet generál, amelyekben a bejelentésre kötelezett meghatározása talán nem egyértelmű.
A következőkben néhány, a gyakorlatban gyakrabban előforduló eset bemutatásával szeretnénk segítséget nyújtani a bejelentésre kötelezett meghatározásában.
Példa 1
Magyar adóalany (’A’ társaság) a vállalatcsoport előírásainak megfelelően a külföldi anyavállalat (’B’ társaság) által központilag beszerzett számlázó programot használja. A számlázó programot ’B’ társaság szerezte be, és bérleti konstrukcióban bocsátja ’A’ társaság rendelkezésére.
Ebben az esetben a bejelentési kötelezettség kizárólag a számlázó programot használó ’A’ társaságot terheli. ’A’ társaságnak a bejelentés teljesítésekor meg kell adnia a beszerzés dátumát is, melyet ebben az esetben a számlázó program használatának szempontjából kell meghatározni, azaz a beszerzés dátumának nem a ’B’ társaság általi beszerzés dátuma, hanem az ’A’ társaság és a ’B’ társaság között fennálló bérleti jogviszony kezdete fog minősülni.
Példa 2
Az adóalany lecseréli korábban használt számlázó programját, és új számlázó programot szerez be. Ebben az esetben az adóalanynak be kell jelentenie a korábban használt számlázó program használatból történő kivonását, másrészt az új számlázó program használatának megkezdését.
Amennyiben az adóalany mind a régi, mind pedig az új számlázó programot bérleti jogviszony keretében használta, akkor az új számlázó program beszerzési dátumának azt az időpontot kell tekinteni, amelyhez az új számlázó program beszerzése igazoltan köthető, vagyis nem a – korábbi számlázó program használata során is változatlanul fennálló – bérleti jogviszony kezdetének időpontját, hanem az új számlázó programra vonatkozó beszerzés időpontját.
Példa 3
A fenti példában említett adóalany nem új számlázó programot szerez be, hanem csak verziófrissítés történik, melynek köszönhetően a számlázó program újabb funkciók ellátásra is képes.
Ebben az esetben nem kell új bejelentést tenni, tekintettel arra, hogy ez esetben maga a használatba vett és korábban már bejelentett program nem változik (vagyis a korábbiakban bejelentett név és azonosító alapján maga a program továbbra is beazonosítható marad), hanem csak a program működésében történik változás.
Példa 4
’D’ társaság, ’C’ társaságtól kapott meghatalmazás alapján, ’C’ társaság nevében állít ki számlákat.
Ebben az esetben a számlázó programot használó adóalanynak azt az adóalanyt kell tekinteni, akinek a nevében a számlázó programmal a számlát kibocsátják, vagyis a bejelentési kötelezettséget ’C’ társaságnak kell teljesítenie. Ugyanakkor, a NAV tájékoztatása alapján mindez nem zárja ki annak lehetőségét, hogy ténylegesen – a képviseleti szabályok figyelembe vételével – a bejelentési kötelezettségnek ’D’ társaság, vagyis a meghatalmazott tegyen eleget.
Véleményünk szerint azonban ez a tájékoztatás több kérdést is felvet, így ezzel kapcsolatban további hivatalos iránymutatásra vár a szakma.
Milyen adatokat kell bejelenteni?
A rendelet előírásai alapján az adóalanynak be kell jelentenie az általa használt számlázó program
nevét, azonosítóját;
fejlesztőjének nevét, és – ha van – adószámát;
értékesítőjének, rendelkezésre bocsátójának nevét, adószámát;
beszerzésének, használata megkezdésének vagy – saját fejlesztésű program használata esetén – a rendeltetésszerű használatbavételének időpontját illetve a használatból történő kivonás időpontját.
Az online számlázó rendszert használó adóalany, a fentiektől eltérően köteles bejelenteni
az online számlázó rendszer nevét és elérhetőségét (web címét);
az online számlázási szolgáltatást nyújtó nevét, adószámát;
az online számlázási szolgáltatás igénybevételének kezdő illetve befejezésének időpontját.
A bejelentésnek mindig a bejelentési kötelezettséget keletkeztető esemény (használatba vétel vagy használatból történő kivonás) időpontjában érvényes adatokat kell tartalmaznia. Továbbá, fontos, hogy használatból történő kivonás bejelentése esetében a korábban már bejelentett számlázó program akkori, a bejelentés szerinti adatainak megfelelő adatokat kell megadni, annak érdekében, hogy a használatból történő kivonáskor megadott adatok összekapcsolhatóak legyenek a használat megkezdésekor bejelentett adatokkal.
A számlázó program azonosítója bármilyen, a fejlesztő által meghatározott szám-, betű-, vagy egyéb karakterkombináció lehet, amely a számlázó program típusának egyedi azonosítására szolgál. A számlázó program neve és azonosítója adatok közül – figyelembe véve a számlázó programok elnevezésének egyediségét, legalább az egyik adatmező kitöltése kötelező.
Milyen nyomtatványon kell a bejelentést megtenni?
A bejelentésre a SZAMLAZO nyomtatvány szolgált, melynek tervezetét illetve kitöltési útmutatóját az adóhatóság már közzé is tette a honlapján. A tervezet azonban már rögtön javításra is szorult, így jelenleg már a második verzió is elérhető, mely az első verzióval szemben már lehetővé teszi a fejlesztő illetve értékesítő/rendelkezésre bocsátó esetében külföldi adóalany illetve adószám megadását is.
A SZAMLAZO nyomtatvány internetes kitöltő-ellenőrző programja és a hozzá tartozó kitöltési útmutató elérhető a NAV honlapján.